Jäsenmaksujen kerääminen ja seuranta

Jäsenmaksujen kerääminen on yhdistyksessä harvoin vaikeaa mutta usein työlästä. Työ ei ole laskujen lähettämisessä vaan siinä, mitä tapahtuu sen jälkeen: kuka on maksanut, kuka ei, ja miten tämä tieto siirtyy kirjanpitoon ilman että sama asia kirjataan kahdesti.

Laskutus lähtee jäsenrekisteristä

Jäsenmaksut muodostetaan suoraan jäsenluettelosta, joten laskutettavaa joukkoa ei ylläpidetä erikseen. Koko yhdistyksen voi laskuttaa kerralla tai laskutuksen voi rajata jäsenlajiin, ryhmään tai kauteen, mikä on tavallista silloin kun eri jäsenlajeilla on eri maksu.

Jokainen lasku saa oman viitenumeronsa. Viite on se, mikä tekee seurannasta koneellisen: ilman sitä suoritusten kohdistaminen on nimien vertailua tiliotteelta. Kirjoitimme viitenumeron rakenteesta ja tarkistemerkin laskennasta erikseen viitenumeroartikkelissa.

Suoritukset kohdistuvat viitteen perusteella

Pankista ladattu viitemaksuluettelo tuodaan palveluun CSV-tiedostona. Sarakkeet tunnistetaan otsikkoriviltä, koska jokainen suomalainen pankki vie tiedot hieman eri muodossa ja eri kielellä, ja jos tunnistus menee pieleen, sarakkeet voi valita itse.

Tuonnin jälkeen suoritukset kohdistuvat viitteen perusteella. Kaksi tilannetta jää odottamaan ihmistä eikä mene läpi itsestään:

• Maksettu summa poikkeaa laskun summasta. Ero näytetään, ja rivin voi joko hyväksyä tai jättää auki.
• Sama viite esiintyy luettelossa kahdesti, mikä tarkoittaa yleensä että jäsen on maksanut kahteen kertaan.

Maksamattomat jäävät listalle

Kohdistuksen jälkeen jäljelle jää lista niistä, joiden maksu on yhä auki. Muistutus lähtee suoraan siitä listasta valituille jäsenille, eikä lähetetyistä viesteistä veloiteta kappalehintaa.

Siitä, mitä yhdistys voi maksamattomalle jäsenmaksulle tehdä ja missä järjestyksessä, on oma artikkelinsa: jäsenmaksujen laskutus ja perintä.

Kirjanpitoon kerran

Laskut ja suoritukset viedään Procountoriin tai Netvisoriin. Rahastonhoitajan ei tarvitse kirjata samoja summia toiseen järjestelmään käsin, mikä on se kohta, jossa virheet yleensä syntyvät.

Mitä tämä maksaa

Kaksi prosenttia kerätyistä jäsenmaksuista, enintään 990 euroa vuodessa. Laskuista, muistutuksista tai viesteistä ei veloiteta erikseen, joten laskutuksen määrä ei muuta hintaa.