Onko jäsenrekisteri pakollinen yhdistykselle?

On. Yhdistyslaki velvoittaa hallituksen pitämään jäsenistä luetteloa, ja siihen on kirjattava vähintään kunkin jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Siitä ei voi sopia toisin säännöissä.

Mitä tietoja jäsenrekisteriin saa kerätä?

Nimen ja kotipaikan lisäksi ne tiedot, joita yhdistyksen toiminta tosiasiassa vaatii, kuten yhteystiedot, liittymispäivä, jäsenlaji ja jäsenmaksun tila. Jos tietoa ei käytetä mihinkään, sitä ei kannata kerätä.

Voiko jäsenluetteloa pitää Excelissä?

Voi, ja pienessä yhdistyksessä se toimii pitkään. Ongelmat alkavat siitä, että taulukko kiertää sähköpostin liitteenä: kopioita on lopulta useita eikä kukaan tiedä mikä niistä on ajan tasalla.

Miten nykyinen jäsenluettelo siirretään Membershipiin?

CSV-tiedostona. Tuontinäkymästä voi ladata mallitiedoston, joka näyttää mitä sarakkeita odotetaan, joten Excel-taulukon saa muotoiltua oikein ennen tuontia.

Mitä jäsenrekisteri maksaa?

Kaksi prosenttia kerätyistä jäsenmaksuista, enintään 990 euroa vuodessa. Kuukausimaksua, käyttöönottomaksua tai jäsenkohtaista hintaa ei ole, joten yhdistys maksaa vasta kun jäsenmaksuja kertyy.

Membership

Jäsenrekisteri yhdistykselle

Yhdistyslain vaatima jäsenluettelo, jäsenmaksut viitenumeroilla ja kirjanpitoon vietävät laskut yhdessä palvelussa. Ei kuukausimaksuja.

Yhdistyksen jäsenrekisteri on kaksi asiaa yhtä aikaa. Se on yhdistyslain vaatima luettelo, jota hallituksen on pidettävä, ja se on käytännön työkalu, jolla jäsenmaksut saadaan kerättyä ja jäsenille saadaan tiedotettua. Nämä hoituvat samasta paikasta tai eivät hoidu kunnolla kummastakaan.

Mitä laki vaatii

Yhdistyslain mukaan hallituksen on pidettävä jäsenistä luetteloa, johon kirjataan vähintään kunkin jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Vastuu on hallituksella yhteisesti, vaikka ylläpito annettaisiin yhdelle henkilölle. Muut tiedot ovat vapaaehtoisia siinä mielessä, että laki ei niitä vaadi, mutta jokainen kerätty tieto on myös säilytettävä, suojattava ja aikanaan poistettava.

Kirjoitimme erikseen siitä, mitkä tiedot ovat pakollisia ja kuinka kauan niitä säilytetään: yhdistyksen jäsenrekisteri ja GDPR.

Missä taulukko alkaa pettää

Excel riittää yllättävän pitkälle, ja moni yhdistys pärjää sillä vuosia. Kolme asiaa kaataa sen lopulta melko luotettavasti:

Luettelo kiertää liitetiedostona, jolloin ajantasaista versiota ei ole vaan niitä on useita.
Jäsenmaksujen seuranta tehdään käsin tiliotetta vasten, mikä on hidasta ja virhealtista.
Kun rahastonhoitaja vaihtuu, tieto siitä miten asiat oli tarkoitus hoitaa lähtee mukana.

Yksi rekisteri, jota kaikki katsovat samasta paikasta

Membershipissä jäsenluettelo on yksi rekisteri. Jäsen näkee ja päivittää omat yhteystietonsa itse, mikä pitää tiedot ajan tasalla ilman että kukaan hallituksesta kirjaa muutoksia käsin. Käyttöoikeudet määritellään roolin mukaan, joten kaikki toimihenkilöt eivät näe kaikkea, ja henkilötietojen katselu jää tapahtumalokiin.

Uudet jäsenet tulevat sisään julkisella liittymislomakkeella, jonka voi upottaa yhdistyksen omille kotisivuille. Hakemus tulee hyväksyttäväksi, ja hyväksytystä hakemuksesta syntyy jäsen ja jäsenmaksu ilman erillistä kirjaamista.

Jäsenmaksut samassa näkymässä

Jäsenmaksut laskutetaan rekisteristä, jokainen omalla viitenumerollaan. Kun tiliotteen tuo palveluun, suoritukset kohdistuvat viitteen perusteella jäsenille itsestään, ja maksamatta olevat jäävät listalle. Maksumuistutuksen voi lähettää suoraan siitä listasta.

Kirjanpitoon laskut lähtevät Procountoriin tai Netvisoriin, joten rahastonhoitajan ei tarvitse kirjata samoja rivejä kahteen paikkaan.

Siirtyminen

Nykyinen jäsenluettelo tuodaan CSV-tiedostona. Tuontinäkymässä on ladattava mallitiedosto, joka näyttää odotetut sarakkeet, joten Excel-taulukon saa muotoiltua valmiiksi ennen kuin mitään siirretään. Jäsenmäärää ei ole rajattu eikä yhdistysten määrää myöskään.

Hinta

Kaksi prosenttia kerätyistä jäsenmaksuista, enintään 990 euroa vuodessa. Kuukausimaksua ei ole, joten yhdistys maksaa vasta kun jäsenmaksuja oikeasti kertyy. Viidenkymmenen jäsenen yhdistys, joka kerää sadan euron jäsenmaksun, maksaa palvelusta sata euroa vuodessa.

Usein kysyttyä

Onko jäsenrekisteri pakollinen yhdistykselle?: On. Yhdistyslaki velvoittaa hallituksen pitämään jäsenistä luetteloa, ja siihen on kirjattava vähintään kunkin jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Siitä ei voi sopia toisin säännöissä.
Mitä tietoja jäsenrekisteriin saa kerätä?: Nimen ja kotipaikan lisäksi ne tiedot, joita yhdistyksen toiminta tosiasiassa vaatii, kuten yhteystiedot, liittymispäivä, jäsenlaji ja jäsenmaksun tila. Jos tietoa ei käytetä mihinkään, sitä ei kannata kerätä.
Voiko jäsenluetteloa pitää Excelissä?: Voi, ja pienessä yhdistyksessä se toimii pitkään. Ongelmat alkavat siitä, että taulukko kiertää sähköpostin liitteenä: kopioita on lopulta useita eikä kukaan tiedä mikä niistä on ajan tasalla.
Miten nykyinen jäsenluettelo siirretään Membershipiin?: CSV-tiedostona. Tuontinäkymästä voi ladata mallitiedoston, joka näyttää mitä sarakkeita odotetaan, joten Excel-taulukon saa muotoiltua oikein ennen tuontia.
Mitä jäsenrekisteri maksaa?: Kaksi prosenttia kerätyistä jäsenmaksuista, enintään 990 euroa vuodessa. Kuukausimaksua, käyttöönottomaksua tai jäsenkohtaista hintaa ei ole, joten yhdistys maksaa vasta kun jäsenmaksuja kertyy.

Aiheeseen liittyvää

Kokeile omalla yhdistykselläsi

Maksat vasta kun jäsenmaksuja kertyy. Ei sitoutumista, ei luottokorttia.

Aloita nyt