Miten jäsenmaksut, laskut ja kulukorvaukset siirtyvät jäsenrekisteristä kirjanpitoon ilman että samat rivit kirjataan kahteen kertaan.
Yhdistyksen kirjanpidossa työläin kohta ei yleensä ole kirjaaminen vaan se, että samat tiedot elävät kahdessa paikassa. Jäsenmaksut syntyvät jäsenrekisterissä ja kirjataan kirjanpito-ohjelmassa, ja jos niiden välissä on ihminen ja taulukko, siihen väliin syntyy myös virheitä.
Membership ei ole kirjanpito-ohjelma eikä yritä olla. Se hoitaa sen pään, jossa jäsenmaksu syntyy: kenelle laskutetaan, millä viitteellä, kuka on maksanut. Kirjanpito-ohjelma hoitaa sen pään, jossa tapahtuma kirjataan tilille ja tilikaudesta tehdään tilinpäätös.
Rajapinta näiden välillä on lasku. Kun lasku siirtyy koneellisesti, kumpikaan pää ei tarvitse tietoa toisen sisäisestä logiikasta.
Procountoriin ja Netvisoriin on suora integraatio: laskut siirtyvät sinne ja maksutieto pysyy synkronissa, joten kirjanpidossa näkyy sama tilanne kuin jäsenrekisterissä. Muihin järjestelmiin laskut saa ulos Finvoice-verkkolaskuina.
Kulukorvaukset ovat pienessä yhdistyksessä se tositelaji, joka useimmin katoaa. Hakemus tehdään palvelussa ja kuitti tulee liitteeksi, hallitus hyväksyy sen siellä, ja hyväksytty korvaus lähtee kirjanpitoon muiden tositteiden mukana. Kuitti pysyy kiinni hakemuksessa, joten tilintarkastuksessa ei tarvitse etsiä sitä sähköposteista.
Tilinpäätöksen aikataulusta, toimintakertomuksesta ja vuonna 2023 muuttuneesta säännöstä on oma artikkelinsa: yhdistyksen tilinpäätös ja toimintakertomus.
Kirjanpitoon liittyvät tiedot kannattaa muistaa myös tietosuojan puolella: jäsenmaksusuoritus on kirjanpitoaineistoa, jota sitoo kirjanpidon säilytysaika, eikä sitä poisteta jäsenen pyynnöstä silloinkaan kun muut yhteystiedot karsitaan. Tästä lisää jäsenrekisterin GDPR-artikkelissa.
Maksat vasta kun jäsenmaksuja kertyy. Ei sitoutumista, ei luottokorttia.