Yhdistyksen tilinpäätös ja toimintakertomus: aikataulu ja 2023 muuttunut sääntö
Yhdistys on kirjanpitovelvollinen, joten tilinpäätös on tehtävä. Toimintakertomuksen kohdalla tilanne on toinen, ja se muuttui vuonna 2023 tavalla, jota kaikki eivät ole vielä huomanneet. Ero kannattaa ymmärtää, koska se vaikuttaa siihen mitä hallituksen pitää tehdä keväällä.
Tilinpäätös: neljä kuukautta tilikauden päättymisestä
Tilinpäätös on laadittava neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Jos tilikausi on kalenterivuosi, takaraja on huhtikuun loppu. Tämä on lain asettama määräaika tilinpäätöksen valmistumiselle, ei sama asia kuin kevätkokouksen ajankohta, jonka yhdistyksen omat säännöt määräävät.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että aikataulu kannattaa laskea takaperin: kokous ennen kesää, tilintarkastus tai toiminnantarkastus ennen kokousta, ja tilinpäätös valmiina ennen tarkastusta. Tarkastajalle on hyvä varata viikkoja, ei päiviä.
Toimintakertomus: tässä muuttui jotain vuonna 2023
Kirjanpitolaki ei velvoita rekisteröityä yhdistystä laatimaan toimintakertomusta. Aiemmat kokorajat, joiden ylittyessä toimintakertomus oli tehtävä, eivät enää koske yhdistyksiä. Tähän asti asia on ollut monessa yhdistyksessä selvä: toimintakertomus tehdään, koska niin on aina tehty ja koska säännöissä niin sanotaan.
Helmikuussa 2023 voimaan tullut yhdistyslain 37 a § muutti asetelman. Sen mukaan yhdistyksen tilinpäätös ja toimintakertomus on laadittava kirjanpitolain mukaisesti. Vaikutus on epäsuora mutta merkittävä: jos yhdistyksen säännöt edellyttävät toimintakertomusta, se ei ole enää vapaamuotoinen katsaus vuoden toimintaan vaan asiakirja, jonka sisältöä kirjanpitolaki ohjaa. Kirjanpitolain mukaisessa toimintakertomuksessa kuvataan muun muassa toiminnan kehittymistä ja tulosta, taloudellista asemaa sekä merkittäviä riskejä ja epävarmuustekijöitä.
Tilintarkastajien tulkinta on tämän myötä tiukentunut. Moni yhdistys onkin päätynyt ratkaisuun, joka kannattaa tietää: sääntöjä muutetaan niin, että niissä puhutaan vuosikertomuksesta eikä toimintakertomuksesta. Vuosikertomus voi olla vapaamuotoinen kuvaus vuoden toiminnasta, kuvineen ja tapahtumineen, ilman kirjanpitolain sisältövaatimuksia.
Vaihtoehdot ovat siis kolme: muuta sääntöjen sanamuoto vuosikertomukseksi, laadi toimintakertomus kirjanpitolain vaatimusten mukaan, tai poista vaatimus säännöistä jos sitä ei tarvita. Mikä tahansa näistä on parempi kuin jatkaa vapaamuotoisen kertomuksen laatimista otsikolla, joka lupaa muuta.
Kevennetty tilinpitomenettely pienelle yhdistykselle
Sama 2023 uudistus toi pienille yhdistyksille kevennetyn tilinpitomenettelyn. Sitä voi soveltaa yhdistys, joka ei harjoita liiketoimintaa ja jonka saamat avustukset ja muut tuotot ovat sekä päättyneellä että sitä edeltäneellä tilikaudella yhteensä enintään 30 000 euroa. Menettely on käytettävissä tilikausilla, jotka alkavat 1.7.2023 tai sen jälkeen, eli kalenterivuotta noudattavalla yhdistyksellä vuodesta 2024.
Kevennetyssä menettelyssä kirjanpito on yhdenkertaista ja maksuperusteista: tapahtuma kirjataan sille päivälle, jolloin maksu saadaan tai suoritetaan. Varsinaisen tilinpäätöksen sijaan voidaan laatia kevennetty laskelma.
Muutama reunaehto kannattaa tarkistaa ennen kuin tähän siirtyy:
- Liiketoimintaa harjoittava yhdistys ei voi soveltaa menettelyä.
- Luvanvarainen rahankeräys edellyttää kahdenkertaista kirjanpitoa.
- Avustuksen myöntäjä voi omissa ehdoissaan vaatia tavanomaista kirjanpitoa.
- Siirtyminen edellyttää sääntömuutosta tai vastaavaa päätöstä.
Viimeinen kohta on syy siihen, ettei kevennettyyn menettelyyn kannata siirtyä hiljaisesti kesken vuotta. Ja jos yhdistys hakee avustuksia, kannattaa laskea kannattaako kevennys ylipäätään: moni rahoittaja pyytää tuloslaskelmaa ja tasetta.
Mitä kirjanpitäjä tarvitsee jäsenrekisteristä
Tilinpäätöksen kannalta jäsenmaksut ovat tuottoerä, joka on täsmättävä. Käytännössä tarvitaan kolme asiaa: paljonko jäsenmaksuja on laskutettu, paljonko niistä on maksettu, ja mikä on tilikauden lopussa avoinna. Jos jäsenmaksuja seurataan taulukossa erillään pankkitilistä, tämä täsmäytys on juuri se työ joka venyttää kevään aikataulua.
Toinen usein unohtuva kohta ovat jaksotukset. Seuraavaa kautta koskeva jäsenmaksu, joka on maksettu joulukuussa, ei ole päättyvän tilikauden tuottoa. Tämä on helppo hoitaa, kun laskuista näkee mihin kauteen ne kuuluvat, ja työlästä jos ei näe.
Miten tämä hoituu Membershipissä
Jäsenmaksut on sidottu kauteen, joten laskutettu, maksettu ja avoinna oleva määrä näkyy kausittain ilman erillistä laskemista. Suoritukset kohdistuvat viitenumerolla, joten reskontra pysyy ajan tasalla itsestään, ja laskut voi siirtää kirjanpitoon Finvoice-muodossa tai suoraan Procountoriin ja Netvisoriin. Kevään täsmäytys on siten pääosin tarkistamista eikä keräämistä.
Lue lisää jäsenmaksujen ja kirjanpidon yhteydestä.
Lähteet
- Kirjanpitolaki (1336/1997), tilinpäätöksen laatimisaika ja toimintakertomuksen sisältö.
- Yhdistyslaki (503/1989) 37 a §, voimaan helmikuussa 2023.
- Suomen Tilintarkastajat: Yhdistyksen toimintakertomus on laadittava kirjanpitolain mukaisesti.
- Soste: Pitääkö yhdistyksen laatia toimintakertomus, ja millainen sen tulisi olla.
Tämä artikkeli on yleistä tietoa eikä juridista neuvontaa. Tarkista oman yhdistyksen säännöt ja kysy tarvittaessa tilintarkastajalta tai toiminnantarkastajalta.
Julkaistu 25.8.2026. Kaikki artikkelit