Jäsenrekisteri seuralle

Seuran jäsenrekisterissä on muutama asia, jota tavallinen yhdistys ei tarvitse. Jäsenet ovat usein alaikäisiä, jolloin maksajana ja yhteyshenkilönä on huoltaja. Toiminta jakautuu kausiin, joten aktiivinen jäsenjoukko vaihtuu vuoden mittaan. Jäsenet jakautuvat ryhmiin, joilla on omat maksunsa ja oma viestintänsä.

Huoltajat ja alaikäiset jäsenet

Alaikäinen jäsen on rekisterissä omana jäsenenään, mutta hänen asioitaan hoitaa huoltaja omilla tunnuksillaan. Huoltaja näkee lapsensa tiedot, päivittää yhteystiedot ja maksaa kausimaksut. Yksi huoltaja voi hoitaa useamman lapsen jäsenyyden samasta näkymästä, mikä on se tavallinen tilanne silloin kun perheestä harrastaa kaksi.

Tämä ratkaisee myös yhteystietojen ongelman. Lapsen jäsenyyteen kuuluva puhelinnumero on käytännössä huoltajan numero, ja se pysyy ajan tasalla ilman että seuran toimihenkilö kirjaa muutoksia käsin.

Kaudet

Toiminta sidotaan kauteen. Kaudella on oma maksunsa ja oma jäsenjoukkonsa, joten kevätkauden lopettanut ei jää roikkumaan syyskauden laskutukseen. Kausi kertoo myös sen, kuka on juuri nyt aktiivinen jäsen, mikä on eri kysymys kuin se kuka on joskus ollut jäsen.

Ryhmät ja jaostot

Jäsenet jaetaan ryhmiin, ja seura valitsee itse kumpaa sanaa palvelussa käytetään, ryhmää vai jaostoa. Ryhmä on laskutuksen ja viestinnän yksikkö: yhdelle joukkueelle voi lähettää oman kausimaksunsa ja oman tiedotteensa ilman että viesti menee koko seuralle.

Maksut ja kulukorvaukset

Kausimaksut laskutetaan rekisteristä viitenumeroilla, ja tiliotteen tuonnin jälkeen suoritukset kohdistuvat maksajille itsestään. Maksamatta olevat jäävät listalle, josta muistutuksen voi lähettää suoraan.

Valmentajien ja toimihenkilöiden kulukorvaukset kulkevat samassa palvelussa: hakemus liitteineen tulee hyväksyttäväksi ja hyväksytty korvaus lähtee kirjanpitoon muiden tositteiden mukana.

Jäsenkortti

Jäsenkortti on sähköinen ja jäsenellä puhelimessa. Kortin voimassaolon voi tarkistaa erillisestä osoitteesta, joten tarkistajan ei tarvitse päästä jäsenrekisteriin nähdäkseen onko jäsenyys voimassa.

Sanasta seura

Palvelu ei erottele seuraa ja yhdistystä eri tuotteiksi, koska rakenteellisesti ne ovat sama asia: jäsenluettelo, maksut ja hallinto. Erot ovat siinä, mitkä ominaisuudet ovat käytössä. Jos toiminnassa ei ole kausia eikä alaikäisiä jäseniä, kannattaa lukea jäsenrekisteri yhdistykselle.